L’hiver n’est pas encore arrivé à sa fin qu’il faut penser à la Family Day et à la Summer Party ! Ces évènements sont importants dans la vie de l’entreprise, car c’est l’occasion de remercier vos collaborateurs à la mi-année, et de continuer à les encourager !
Summer Events : le budget et la date
La première chose à faire avant de faire appel à une agence et à des fournisseurs, vous l’aurez compris, il faut définir le budget !
En effet, lorsqu’une agence vous demande votre budget, ce n’est en aucun cas pour savoir combien elle va se mettre dans la poche, mais bien pour vous proposer un concept global qui rentre dans vos frais !
Il n’y a pas de petits budgets, mais ne pas nous le communiquer, nous ferait perdre du temps, qui serait bien mieux utilisé à vous faire des propositions adaptées.
Vient ensuite la date.
Au Luxembourg, les Summer Event se déroulent entre mi-juin et mi-juillet. Le dimanche pour les Family Day (en général le weekend avant les vacances scolaires) et en semaine, la journée et/ou le soir pour les Summer Party.
Summer Events : le rôle de l’agence évènementielle
Au risque de prêcher pour ma paroisse, oui, une agence est bien utile et même presque indispensable pour organiser ses évènements.
Mais en quoi consiste exactement une agence évènementielle ?
En général (mais aussi en fonction des agences), vous ne traiterez qu’avec un seul interlocuteur et vous n’aurez qu’une seule entreprise à payer (pratique pour la comptabilité !).
L’event manager qui sera en charge de votre dossier, vous posera tout un tas de questions en rapport avec votre entreprise et l’évènement que vous souhaitez organiser. Il vous demandera également si vous avez un thème à l’esprit, le nombre d’invités prévus et votre budget.
Suite à ce brief, il vous enverra une première proposition (qu’on appelle un moodboard – souvent avec pleins de photos pour vous exposer au mieux sa vision) ainsi qu’un premier devis qui sera plus ou moins dans le budget que vous aurez annoncé.
En dernier lieu, il ne vous reste plus qu’à communiquer votre évènement à vos collaborateurs.
Envoyez vos invitations via un “save the date” digital accompagné d’un lien d’inscription, en y mentionnant bien la date, le lieu, les horaires et s’il y a une thématique !
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