L’été est loin d’être terminé et pourtant il est déjà temps de penser à la Saint Nicolas et à la Christmas Party ! Ces évènements sont très importants dans la vie d’une entreprise, car la fin d’année est le moment de faire le bilan de l’année écoulée, de remercier ses collaborateurs et de fixer de nouveaux objectifs, dans la bonne humeur.
Avec de l’anticipation et une bonne agence à vos cotés, vous pourrez proposer un évènement mémorable.
Winter Event : le budget et la date
La première chose à faire avant de faire appel à une agence et à des fournisseurs, vous l’aurez compris, il faut définir le budget !
En effet, lorsqu’une agence vous demande votre budget, ce n’est en aucun cas pour savoir combien elle va se mettre dans la poche, mais bien pour vous proposer un concept global qui rentre dans vos frais !
Il n’y a pas de petits budgets, mais ne pas nous le communiquer, nous ferait perdre du temps, qui serait bien mieux utilisé à vous faire des propositions adaptées.
Vient ensuite la date.
Au Luxembourg, les deux grosses périodes des Winter Event sont la Saint Nicolas et les Christmas Parties. La première se déroule presque systématiquement le dimanche le plus proche du 6 décembre, et la seconde le dernier vendredi avant les vacances scolaires (entre le 10 et le 20 décembre en général).
Ces dates étant extrêmement prisées, il est impératif de s’y prendre le tôt possible, au risque de se retrouver sans fournisseurs…
Si les lieux sont déjà bookés, sachez qu’il est tout à fait possible d’organiser votre Winter Event en Janvier !
Winter event : le lieu
L’agence évènementielle est là pour aider dans ce choix.
Vous souhaitez organiser vos fêtes dans vos bureaux ? Aucun problème ! Une bonne agence saura vous accompagner jusqu’au bout !
Une fois la date arrêtée, il faut réserver le lieu au plus vite ! Les lieux les plus prisés seront réservés dès l’été !
De plus, il faut se demander quel est le message à faire passer, si un discours de la direction est prévu et si le lieu se prête au thème que vous aurez choisi.. Là encore, le mieux est de faire confiance aux agences évènementielles.
Winter events : le rôle de l’agence évènementielle
Au risque de prêcher pour ma paroisse, oui, une agence est bien utile et même presque indispensable pour organiser ses évènements.
Mais en quoi consiste exactement une agence évènementielle ?
En général (mais aussi en fonction des agences), vous ne traiterez qu’avec un seul interlocuteur et vous n’aurez qu’une seule entreprise à payer (pratique pour la comptabilité !).
L’event manager qui sera en charge de votre dossier, vous posera tout un tas de questions en rapport avec votre entreprise et l’évènement que vous souhaitez organiser. Il vous demandera également si vous avez un thème à l’esprit, le nombre d’invités prévus et votre budget.
Suite à ce brief, il vous enverra une première proposition (qu’on appelle un moodboard – souvent avec pleins de photos pour vous exposer au mieux sa vision) ainsi qu’un premier devis qui sera plus ou moins dans le budget que vous aurez annoncé. J’insiste sur le fait qu’un devis est toujours modifiable tant qu’il n’est pas signé ! (dans la limite du raisonnable bien sur. Si vous annoncez 30K€ de budget et qu’ensuite vous le diminuez à 10K€, l’agence aura perdu du temps et de l’argent, et risque de se concentrer sur d’autres clients…)
En dernier lieu, il ne vous reste plus qu’à communiquer votre évènement à vos collaborateurs.
Envoyez vos invitations via un “save the date” digital accompagné d’un lien d’inscription, en y mentionnant bien la date, le lieu, les horaires et s’il y a une thématique
Pour toutes vos demandes, Oracular est à votre disposition
Besoin d’un devis ?: hello@oracular.lu
